Gemba Yürüyüşü: işletmede kişisel gözlemler yapmak üzere çalışmanın yapıldığı (ilgilenilen iş vesilesi ile değerin üretildiği) yere yapılan eylemdir. Bu tekniğin amacı, gözlem yapılan yerde bulunanlar nedeniyle birilerini suçlamak değildir. Amaç, hedeflenilen konuyu yerinde incelemek, iyileştirme fırsatlarını bulmaktır. Yürüme eylemi suçlama ve cezalandırma mantığı ile yapılırsa o noktada çalışanlar içe kapanarak yeterli ve doğru gözlem yapılmasına yardımcı olmazlar. Burada, hedef noktaya yapılan yürüme ve ziyaret eyleminin saygı ve anlayış çerçevesinde yapılması gerektiğini unutmayalım.

Gemba Yürüyüşü sırasında gözlemler yapılır, bulgular not alınır; ama o anda iyileştirme veya değiştirme girişiminde bulunulmaz. Gidilen noktada çalışanların fikir ve görüşlerinin edinilmesine özel önem verilir. Aslında bu yürüyüşün gerçek nihai amacı, orada (örneğin o tezgâhın başında) çalışanların iyileştirme cesaret ve becerilerinin geliştirilmesidir. Tekniğin etkili olması için üretim alanında yer alan gözetmen ve çalışanların ne yapılmak istendiği konusunda açıklıkla bilgilendirilmesi vazgeçilmezdir. Kuşkusuz; her iş sürecine uygulanabilecek olan Gemba Yürüyüşü tekniği, (örneğin üretim alanına ilişkin sorunların) masa başında çözülemeyeceği varsayımını daha baştan yapar. Japonya’da “Genchi Genbutsu” adı verilen tekniğin bir benzeri Batıda “Yürüyerek Yönetim” şeklinde geliştirilmiştir.

Yalın Düşünce: Gemba Yürüyüşü, yalın düşünce yaklaşımının en değerli araçlarından birisidir. Bu nedenle (özellikle yalın üretimi yerleştirmeye çalışan işletmelerde) akış fikrini ön plana alan bu felsefenin özüne uygun olarak değerlendirilmesi daha uygun olur. Örneğin bir üretim hattı söz konusu ise; önce hangi konunun (sorunun veya çözüm arayışının) inceleneceğine karar verilir. Karışıklık ve dağılma yaratmamak için gözlenecek temanın ikiden fazla olmaması tercih edilir. Hat boyunca yürüyüşün (yalın üretim felsefesinin ‘çekiş’ mantığına uygun olarak) sondan başa doğru yapılması gerekir. Yürüyüşü yapacak olan kişi veya takımın niteliğine ve yönetsel düzeyine göre takvim günlük, haftalık veya aylık olabilir. Ama her durumda günlük yürüyüşü yapacak kişi(ler) bulunmalıdır.Özetleyelim: Her Gemba Yürüyüşü için bir tema seçilir. İşin sorumlularına gözlemler konusunda sorular sorulur. Aktif dinleme yapılır. Yürüyüşte öğrenilenler, yapılan gözlemler ve edinilen bilgiler paylaşılır. İşin arkası takip edilir.

Klasik bir depoda temel operasyon süreçleri aşağıda şekilde sınıflandırabiliriz;

1. Mal Kabul, 2. Yerleştirme, 3. İkmal-Transfer, 4.Sipariş Toplama, 5. Çapraz Sevkiyat, 6. Katma Değerli Hizmetler, 7. Paketleme, 8.Sevkiyat, 9. İade Alma, 10. İşleme, 11. İmha

  1. Ürüne sadece bir kez dokunun: Depoya giriş yapan veya depodan çıkış yapacak ürüne sadece bir kez dokunacak-elleçleme yapılacak şekilde operasyon süreçlerinizi oluşturun. Bu şekilde ürüne dokunmayı minimuma indirebilirseniz maksimum düzeyde zaman tasarrufu kazanmış olacaksınız. Örnek olarak; ürünü toplayan depo çalışanı, o ürüne bir kere dokunup, el terminali ile okutarak ürün toplama aracına koyarak direk paketleme ve/veya sevkiyat alanına götürebilir, diğer bir deyişle ürünü depo içerisinde tekrar tekrar elleçleme ve yer değiştirme işlemi yapmayın.
  2. Süreçleri otomatik olarak doğrulayıp, kontrol edin: İnsan hatasını minimize etmek için en etkili yöntemlerden birisi de en temel teknolojik ekipman olan el-barkod terminallerini doğru bir şekilde kullanılmasıdır. Bu süreçte insan hatasının anında sistemsel olarak fark edilmesi amaçlanmalıdır. Daha sonra fark edilecek hatanın önlenmesi için ekstra zaman ve efor sarf edilmesi demektir. Bu sebeple, lokasyon, ürün ( sku ) ve adet doğruluğu sağlanmaktadır.
  3. Yürüme mesafesini azaltın: Depo personelinin yürüme süresini ( walking optimization ) en aza indirmek için birden çok farklı çözümler uygulayabilirsiniz. Raf koridorlarında çift taraflı toplama, çok hareket gören ürünlerin ürün çıkış alanlarına yakın ve toplayıcının daha rahat toplayabileceği görüş ve el seviyesine göre stoklanması, sipariş toplama sürecinin sistem üzerinden en kısa rota mesafesinin hesaplanarak optimize edilmesi faaliyetlerinde bulunabilirsiniz.
  4. ABC analizini kullanın: ABC-Pareto 80/20 analizini depo stoklarınızda kullanabilirsiniz. Depo stoklarınızda ABC analizi yaptığımızda genel olarak vardığımız sonuç; A grubu miktarların % 20’sini, toplam değerin  % 80’ini, B grubu miktarların % 30’unu, toplam değerin % 15’ini, C grubu ise miktarların % 50’sini, toplam değerin ise sadece % 5’lik payını oluşturur. Bu verilere göre ürünlerinizi stoklarsak en çok sipariş alan ürünleri daha az yürüme mesafesi sağlayan daha dar bir alanda sağlamış olursunuz.
  5. SKU’ları ayrı lokasyonlayın: Sipariş toplarken bir lokasyon-gözde birden fazla ürün-sku varsa aradığınız ürünü bulmak için diğer ürünleri inceleyip ellemeniz gerekecektir. Örnek olarak; bir göze 15 tane farklı gömlek stoklarsanız, sipariş edilen ürünü bulmak için 15 tane ürüne bakmanız gerekeceğinden, mümkün olduğunca tek lokasyon tek sku uygulamasını tercih edin.
  6. Parti-Kümesel Toplama: Toplu sipariş toplama metotları ile ürün toplamada geçen seyahat / yürüme süresini azaltabilirsiniz. Bu şekilde ürün toplayıcıya tek bir seferde bir den fazla sipariş toplatabilirsiniz.
  7. Yatay alanda toplama sistemini tercih edin: Deponun fiziksel şartları el verdiğince ürün hareketleri aynı yatay seviyede / katlarda gerçekleşsin, bu hareketler zaman tasarrufu kazandırır. Örnek olarak; en çok sipariş edilen ürünleri alt kat raflara, en az hareket eden ürünleri raflarda üst katlara yerleştirebilirsiniz.
  8. Özel Stok alanı oluşturun: Sipariş analizleri inceleyerek belirli ürün gruplarını birbirine yakın özel stok alanlarında toplayabilirsiniz. Örneğin; 3 kg lık kuru mama ile birlikte konserve tipi teneke mama genellikle birlikte sipariş ediliyorsa bu ürünleri bir arada özel bölgelerde lokasyonlayabilirsiniz.
  9. Ürünün rafta bulunması-İkame/Yenileme: Ürün toplayıcının gittiği lokasyonda ürünü bulamamasını önlemek için lokasyon ürün ikame / yenileme işlemini aksatmadan, operasyonu geciktirmeden tamamlamalısınız. Burada toplama listelerinin sadece stokta mevcut olan ürünlere göre hazırlanması gerekmektedir ya da buna alternatif olarak günün belli saatlerinde ikame / ikmal / transfer işlemi yaptırabilirsiniz.
  10. Siparişe başlayan bitirmeli: Buradaki amaç siparişi toplayan kişi başka bir toplayıcıya ürünü aktarmadan siparişin tamamını kendisinin tamamlamasıdır. Unutmayın ki her çalışanın sipariş toplama hızı, verimliliği farklılık gösterir. Bu sayede hem çalışanı daha verimli ölçebilirsiniz hem de kendisinden daha yavaş çalışandan etkilenmesini engellersiniz.
  11. Eğitime ve Sürekli iyileştirmeye zaman ayırın: Depo sisteminiz, düzeniniz, süreç akışlarınız ne kadar başarılı olursa olsun, müşteriden gelen farklı talepler, değişen ve/veya gelişen, artan iş hacmi nedeniyle mevcut çalışma sisteminizi yenilemeniz ve en önemlisi personellerinizi eğitmenizi gerektirir. Kendinizi ve ekibinizi sürekli yenileyip geliştirin ( el terminallerinde mevcut ancak kullanılmayan ekranların kullanılması durumunda hata oranının minimize edilmesi ve/veya sürecin hızlandırılması vb. gibi ). 
  12. Sorumlu olarak sahada bulunun: Depo sorumlusu olarak depoda / sahanın içinde bulunun, planlamış olduğunuz süreçleri hem deneyimlemek hem de gözlemlemek için depoda çalışmaktan çekinmeyin. Yalın yönetim prensiplerini uygulamasanız da Gemba yürüyüşünün ( bknz: aşağıda tanım açıklaması ) çok fazla faydasını göreceksiniz.
  13. Lojistik depo süreçleri birbirinden farklılık gösterebilir. Müşteri talepleri, ürünlerin farklılıkları ve deponun fiziki şartları operasyonları şekillendirmenizde önemli etkenlerin başında gelmektedir. Farklı faktörler olsa da lojistik depo operasyonlarında amaç optimum kaynak kullanımı ile maksimum fayda ve değer sağlamaktır.
  14. Lojistik operasyonun bir ekip ve iletişim işi olduğunun altını çizerek, sektör çalışanlarına stressiz ve başarılı çalışmalar diliyorum.

Depo Yönetim Sistemleri (WMS), işletmeye birçok açıdan rekabet avantajı sağlar,

• Envanter değerlerini azaltır,
• İşgücü verimliliğini arttırır,
• Sevkiyat doğruluğunda ciddi iyileşme sağlar (RF-ID ve Barkodlama
sistemleri),
• Müşteri siparişlerinin büyük ölçüde sağlıklı karşılanmasını sağlar, FIFO, LIFO,
FEFO
• Özel koşullara sahip stokların izlenmesi imkanını sağlar,
• Birimler arası entegrasyonu sağlar,
• İşletme maliyetlerini azaltarak gelir artışı sağlar.

Depo Yönetim Sistemleri (WMS)

• Kâğıtsız, on-line operasyon yönetimi sağlar,
• Mevcut stok kapasitesini etkin kullanabilme özelliği sağlar,
• Dar koridor ve drive-in gibi göz tipleri kullanabilme yeteneği sayesinde stok
kapasitesinde artış sağlar,
• Makina ve insan gücünün efektif kullanımını sağlar,
• Karar verme sürecinin sistem tarafından gerçekleştirilmesini sağlar,
• bu sayede karar verme aşamasındaki hataların önlenmesi ve zaman
tasarrufu sağlar,
• Operasyonların gerçekleştirilmesinde OT/VT teknolojisinden faydalanarak
kullanıcıdan kaynaklanabilecek hataların minimuma indirgenmesi sağlar,
• RF teknolojisi kullanarak zaman kayıplarının ortadan kaldırılmasını sağlar,

Depo Yönetim Sistemleri (WMS)

• Mamül bazında parametrik ve esnek yerleştirme olanağı sağlar,
• Otomatik karantina ve yaşlandırma takibi sağlar,
• Geriye yönelik takip edilebilirlik (Traceability) uygulamasını sağlar,
• Paletli, kolili, adetli sevkiyat yapabilme özelliğini sağlar,
• Mamül, müşteri, sipariş bazında palet takibi ve sevkiyat yapabilme özelliğini
sağlar, Yapılan her hareketin kayıt altına alınmasını sağlar,
• Hızlı ve doğru envanter sayımının yapılmasını sağlar,
• Çalışanların ve yapılan işlerin istenen zaman aralığındaki performanslarının
raporlanmasını sağlar,

Depo Yönetim Sistemlerini (WMS) genellikle geniş ürün ağına sahip işletmeler,
giriş, çıkış, takip, kontrol gibi işlemleri tek bir sistem üzerinden takip etmek
amacıyla kullanırlar.


Depo yönetim sistemleri, operasyonel verimlilik yaratmak amacı ile ikmal ve
otomatik mal yerleştirme fonksiyonlarına sahip olmalıdır. İkmal sistemi toplama
gözünde asgari seviyede stok bulunmasına imkan vermek sureti ile mal toplama
etkinliğini arttırmaktadır. Bununla birlikte, mal toplama algoritmasının depo
yönetim sistemi içerisinde doğru modellenmesi halinde, mal toplayıcılar en kısa
yolu kat ederek mal toplama faaliyetini gerçekleştirmektedir.

Otomatik mal yerleştirme faaliyeti ise mal kabulü yapılan ürünlerin depo
içerisindeki geçmiş dönemli hareketine göre sevk peronlarına yakın ve uzak raflara
depolanmasına imkan vermektedir.

İkmal ve otomatik mal yerleştirme fonksiyonlarının kullanımı, depolarda
operasyonel mükemmelliğe ulaşılması açısından göz önünde bulundurulmalıdır.

Yeni nesil depo yönetim sistemlerinde mal toplama, mal kabul ve yükleme
performansları süreç ve depo personeli bazında takip edilmekte ve
ölçümlenmektedir. Bu ölçümlemeler depo personelin iş performasının
ölçümlenmesine imkan vermesi sebebi ile operasyonel yönetim açısından önem arz
etmektedir.

Depolarda tüm süreçlerin ABC analizine göre, süreçlerinin ölçülmesi ve bunu
sisteme kaydedilmesi ile birlikte performans takibi mümkündür.

Her iş bitiminde yeni iş emirlerini sistem boşta olan tanımlı ekiplere iş emri ataması
sağlanması ile iş kaybı engellenebilir.

Her veri zamanında ve eksiz girilmesi önemlidir. Aksi halde gerçek zamanlı veri
olmaması, daha sonra bir çok çözülemeyen problemlerin ortaya çıkmasına neden
olacaktır.

Depo yönetim sistemlerinin kullanımı ile depo operasyonlarında gerçek veriye göre
süreç ve personel performanslarını ölçümlemek, etkin bir çalışan performans
yönetim sistemi kurmak ve yönetmek mümkün olmaktadır.

Ayrıca depo yönetim sistemleri ile mal toplama, araç yükleme ve boşaltma
sürelerinin ölçümü, depo ve araç doluluk oranları, depo yönetim sistemleri ile etkin
bir şekilde hesap edilmektedir.

İzlenebilirliği Sağlamak

Depo yönetim sistemlerinde izlenebilirliğin sağlanması, giriş irsaliyesi-mal kabul
evrağı ile ilişkili olarak üretilen ve içinde palet ID bulunan mal kabul etiketinin depo
içerisinde hareketlerinin yönetimi ile mümkün olmaktadır. Gelen lojistik sürecinde


bir irsaliye-mal kabul evrağ ile depoya giriş yapan ürünler, içerisinde Palet ID olan
mal kabul etiketleri üreterek mal kabul işlemine tabi tutulmaktadır.

Mal kabul etiketine sahip her bir palet geçici depolama amacı ile depo içinde
herhangi bir raf gözüne yerleştirildiğinde, raf adres barkodunun el terminali ile
okutulmasından sonra mal kabul etiketi palet ID-Raf Gözü ilişkisi kurulmuş
olmaktadır. Mal kabul etiketi asgari olarak ürün, LOT ve parti numarası, SKT ile
palet ID numarası bilgilerini içermektedir.

Müşteri siparişi depo yönetim sistemine iletildikten sonra depo yönetim sistemi
siparişin toplanması amacı ile oluşturulan toplama emri, terminaller vasıtası ile
depo ekibine gönderilir.

Toplama emri asgari olarak palet ID, müşteri ve sipariş numara bilgisi, ürün ve
miktar bilgisi ile raf adres bilgilerini içerir. Depo ekibi el terminali vasıtası ile mal
toplama faaliyetini mal toplama emirlerine göre gerçekleştirir. İlgili adres’den ürün
ve adres okutularak toplanır.

Mal toplama emrinin tamamlanması ile birlikte, toplaması yapılan ürünler için
sistemsel olarak rampa-mal toplama alanına aktarmasını yapar. Bu tanımlı
alandan yükleme yaptıktan sonra’da bu bilgilerin sevk irsaliyesine aktarılmasını
sağlayarak, irsaliyenin düzenlenmesini sağlar.

Sonuçlar olarak, depolarımızı kişiler değil, Depo Yönetim Sistemi yönetecek şekilde
kurmalıyız. Çalışan ekiplerimiz geçici olabilir, ancak kurduğumuz sistemler kalıcı
olduğu unutulmamalıdır.

Bunu yaparken de iki yılda bir Depo Yönetim Sisteminin eksikleri ve
uygulanabilirliğini hususunda Check-Up yaptırmanızda fayda olacaktır.

İki yılda bir Depolarınızın sistemsel yeterliliklerini, koyulan kuralların ne kadar
uygulandığını ölçmek, denetlemek çok önemlidir.

Depolarımız bir maliyet yeri değildir. İyi bir Depo Yönetimi, satışınızı ve karlılığınızı
artırır.

Saygılarımla,

Tuncay AYDIN

4PL Danışmanlık ve Lojistik Hizmetleri Tic. Ltd. Şti

www.4pl.com.tr tuncay.aydin@4pl.com.tr

Sağlığınız için Check-Up, hayat kurtarır,

Lojistik operasyonları Check-Up’ı ile paranızın değerinin ve satışlarınızın artmasını sağlar.

Müşteriye yok satmak, zamanında teslimat yapamamak, fazla stokla çalışmak, geç ürün tedarik etmek,

Depo-Dağıtımın kişilere bağlı yönetilmesi, standart zamanlara ve KPI’lara göre yönetilmemesi,

Depo-Dağıtım ve Tüm Lojistik operasyonların maliyetlerin manuel veya Excel tablosunda eksik-hatalı takip edilmesi,
izlenememesi ve kontrol edilememesi,

Yanlış modellenen depo yönetimi, (Mal kabul-yerleştirme-toplama-hazırlama-yükleme stratejileri, Adres sistemi)

Eksik planlanan İş ve yangın Güvenlik sistemleriniz,

Satış hedeflerine ve Ürüne göre iş makinası, raf, depo içi düzeni ve rampaların organize edilememesi, ürünlerin depo
içinden geç ve hatalı toplanması, satış için raflara geç giren ürünler ve satış kayıpları,

Planlama ve hatalı sevkiyat sonucu fazla envanterin stoklarda tutulması,

Siparişlerin dağıtım-toplama vs. planlama sistemlerinizin olmaması veya yetersizliği,

Sonuç, düşük müşteri memnuniyeti gibi sıralanacak sayısız sıkıntının kaynağı karlılığınızı azaltır, müşteri
memnuniyetinizi düşürür ve satışlarınızın düşmesine neden olur.

Yukardaki sorunların hiçbirinin sizde olmadığını düşünseniz bile, Lojistik operasyonlarınızı check-Up yaptırmanızda
kesinlikle fayda olacaktır. Yaptıklarınızın doğruluğunu da bir kez daha bağımsız profesyonel bir ekip tarafından teyid
etmiş olacaksınız.

Önemli olan değişimden ve mevcuttaki eksikleri görme cesaret istediğidir. Şirket Yöneticileri sürekli olarak Dünya ve
Ülkesindeki değişimlerden bilgi alarak ve geliştirerek bunu sağlarlar.

Daha iyisini, farklılıklar yaratmak ve kayıpları önlemek amaçlı mevcut işleyişi, belirli dönemlerde kontrol etmek ve
denetlemek önemlidir.

Lojistik Check-Up ‘ın amacı;

. İşletme körlülüğünün önüne geçmek,
. Ekibinizin eksiklerini görmek, yön vermek,
. İşletme verimliliğini arttırmak,
. Kaçak-Kayıp-hasarlı ürünlerin tespiti,
. Depolama, Dağıtım ve teslimat süreçlerinin kontrolü,
. Depo ve Nakliye Yönetim Sistem yeterlilik kontrolü, (WMS-NYS-TMS)
. Depo İş makinası, raf vs. yeterliliği kontrolü,
. Barkod ve okuyucu sistem yeterlilik kontrolü,
. Dağıtım araçlarının verimlilik kontrolü,
. Dağıtım Planlama sisteminin gözden geçirilmesi,
. Vizyonunuza göre, darboğazlarınızın tespiti için,

İki yılda bir kez Lojistik Check-Up yaptırmanız önemlidir.

Saygılarımla,

Tuncay AYDIN,

4PL Danışmanlık ve Lojistik Hizmetleri www.4pl.com.tr tuncay.aydin@4pl.com.tr