Klasik bir depoda temel operasyon süreçleri aşağıda şekilde sınıflandırabiliriz;
1. Mal Kabul, 2. Yerleştirme, 3. İkmal-Transfer, 4.Sipariş Toplama, 5. Çapraz Sevkiyat, 6. Katma Değerli Hizmetler, 7. Paketleme, 8.Sevkiyat, 9. İade Alma, 10. İşleme, 11. İmha
- Ürüne sadece bir kez dokunun: Depoya giriş yapan veya depodan çıkış yapacak ürüne sadece bir kez dokunacak-elleçleme yapılacak şekilde operasyon süreçlerinizi oluşturun. Bu şekilde ürüne dokunmayı minimuma indirebilirseniz maksimum düzeyde zaman tasarrufu kazanmış olacaksınız. Örnek olarak; ürünü toplayan depo çalışanı, o ürüne bir kere dokunup, el terminali ile okutarak ürün toplama aracına koyarak direk paketleme ve/veya sevkiyat alanına götürebilir, diğer bir deyişle ürünü depo içerisinde tekrar tekrar elleçleme ve yer değiştirme işlemi yapmayın.
- Süreçleri otomatik olarak doğrulayıp, kontrol edin: İnsan hatasını minimize etmek için en etkili yöntemlerden birisi de en temel teknolojik ekipman olan el-barkod terminallerini doğru bir şekilde kullanılmasıdır. Bu süreçte insan hatasının anında sistemsel olarak fark edilmesi amaçlanmalıdır. Daha sonra fark edilecek hatanın önlenmesi için ekstra zaman ve efor sarf edilmesi demektir. Bu sebeple, lokasyon, ürün ( sku ) ve adet doğruluğu sağlanmaktadır.
- Yürüme mesafesini azaltın: Depo personelinin yürüme süresini ( walking optimization ) en aza indirmek için birden çok farklı çözümler uygulayabilirsiniz. Raf koridorlarında çift taraflı toplama, çok hareket gören ürünlerin ürün çıkış alanlarına yakın ve toplayıcının daha rahat toplayabileceği görüş ve el seviyesine göre stoklanması, sipariş toplama sürecinin sistem üzerinden en kısa rota mesafesinin hesaplanarak optimize edilmesi faaliyetlerinde bulunabilirsiniz.
- ABC analizini kullanın: ABC-Pareto 80/20 analizini depo stoklarınızda kullanabilirsiniz. Depo stoklarınızda ABC analizi yaptığımızda genel olarak vardığımız sonuç; A grubu miktarların % 20’sini, toplam değerin % 80’ini, B grubu miktarların % 30’unu, toplam değerin % 15’ini, C grubu ise miktarların % 50’sini, toplam değerin ise sadece % 5’lik payını oluşturur. Bu verilere göre ürünlerinizi stoklarsak en çok sipariş alan ürünleri daha az yürüme mesafesi sağlayan daha dar bir alanda sağlamış olursunuz.
- SKU’ları ayrı lokasyonlayın: Sipariş toplarken bir lokasyon-gözde birden fazla ürün-sku varsa aradığınız ürünü bulmak için diğer ürünleri inceleyip ellemeniz gerekecektir. Örnek olarak; bir göze 15 tane farklı gömlek stoklarsanız, sipariş edilen ürünü bulmak için 15 tane ürüne bakmanız gerekeceğinden, mümkün olduğunca tek lokasyon tek sku uygulamasını tercih edin.
- Parti-Kümesel Toplama: Toplu sipariş toplama metotları ile ürün toplamada geçen seyahat / yürüme süresini azaltabilirsiniz. Bu şekilde ürün toplayıcıya tek bir seferde bir den fazla sipariş toplatabilirsiniz.
- Yatay alanda toplama sistemini tercih edin: Deponun fiziksel şartları el verdiğince ürün hareketleri aynı yatay seviyede / katlarda gerçekleşsin, bu hareketler zaman tasarrufu kazandırır. Örnek olarak; en çok sipariş edilen ürünleri alt kat raflara, en az hareket eden ürünleri raflarda üst katlara yerleştirebilirsiniz.
- Özel Stok alanı oluşturun: Sipariş analizleri inceleyerek belirli ürün gruplarını birbirine yakın özel stok alanlarında toplayabilirsiniz. Örneğin; 3 kg lık kuru mama ile birlikte konserve tipi teneke mama genellikle birlikte sipariş ediliyorsa bu ürünleri bir arada özel bölgelerde lokasyonlayabilirsiniz.
- Ürünün rafta bulunması-İkame/Yenileme: Ürün toplayıcının gittiği lokasyonda ürünü bulamamasını önlemek için lokasyon ürün ikame / yenileme işlemini aksatmadan, operasyonu geciktirmeden tamamlamalısınız. Burada toplama listelerinin sadece stokta mevcut olan ürünlere göre hazırlanması gerekmektedir ya da buna alternatif olarak günün belli saatlerinde ikame / ikmal / transfer işlemi yaptırabilirsiniz.
- Siparişe başlayan bitirmeli: Buradaki amaç siparişi toplayan kişi başka bir toplayıcıya ürünü aktarmadan siparişin tamamını kendisinin tamamlamasıdır. Unutmayın ki her çalışanın sipariş toplama hızı, verimliliği farklılık gösterir. Bu sayede hem çalışanı daha verimli ölçebilirsiniz hem de kendisinden daha yavaş çalışandan etkilenmesini engellersiniz.
- Eğitime ve Sürekli iyileştirmeye zaman ayırın: Depo sisteminiz, düzeniniz, süreç akışlarınız ne kadar başarılı olursa olsun, müşteriden gelen farklı talepler, değişen ve/veya gelişen, artan iş hacmi nedeniyle mevcut çalışma sisteminizi yenilemeniz ve en önemlisi personellerinizi eğitmenizi gerektirir. Kendinizi ve ekibinizi sürekli yenileyip geliştirin ( el terminallerinde mevcut ancak kullanılmayan ekranların kullanılması durumunda hata oranının minimize edilmesi ve/veya sürecin hızlandırılması vb. gibi ).
- Sorumlu olarak sahada bulunun: Depo sorumlusu olarak depoda / sahanın içinde bulunun, planlamış olduğunuz süreçleri hem deneyimlemek hem de gözlemlemek için depoda çalışmaktan çekinmeyin. Yalın yönetim prensiplerini uygulamasanız da Gemba yürüyüşünün ( bknz: aşağıda tanım açıklaması ) çok fazla faydasını göreceksiniz.
- Lojistik depo süreçleri birbirinden farklılık gösterebilir. Müşteri talepleri, ürünlerin farklılıkları ve deponun fiziki şartları operasyonları şekillendirmenizde önemli etkenlerin başında gelmektedir. Farklı faktörler olsa da lojistik depo operasyonlarında amaç optimum kaynak kullanımı ile maksimum fayda ve değer sağlamaktır.
- Lojistik operasyonun bir ekip ve iletişim işi olduğunun altını çizerek, sektör çalışanlarına stressiz ve başarılı çalışmalar diliyorum.